Dodržování předpisů a ochrana osobních údajů ve společnosti Brenntag

Spolupráce s lidmi, kteří něco změní

Vždy přikládáme velkou důležitost odpovědnému, uvážlivému a udržitelnému řízení společnosti. Naší nejvyšší prioritou je dodržování zákonných požadavků i dobrovolných interních zásad, které dále podporují naše obchodní chování a základní hodnoty.

Pro tento účel jsme ve společnosti založili organizaci pro dodržování předpisů a zároveň zavedli systémy vnitřní kontroly a řízení rizik. Každý zaměstnanec je osobně odpovědný za dodržování všech platných zákonů, směrnic, zásad a předpisů.

Antické sloupy
„Aby si společnost Brenntag udržela pozici respektované světové jedničky na trhu v rámci podnikatelské komunity i široké veřejnosti, přísně dbá na dodržování nejvyšších právních a etických standardů a na společensky odpovědné chování. Věříme, že naši zaměstnanci jsou odpovědní za své činy a že budou vždy a bez výjimky dodržovat tyto zásady a firemní hodnoty společnosti Brenntag.“

Dr. Christian Kohlpaintner

Generální ředitel Brenntag SE

Náš Kodex obchodního chování a etiky společnosti Brenntag

Náš Kodex obchodního chování a etiky jako ústřední aspekt našeho systému dodržování předpisů zahrnuje základní požadavky na celkové obchodní aktivity společnosti Brenntag v oblastech, jako jsou:

  • boj proti korupci,
  • boj proti praní špinavých peněz,
  • účetní knihy, záznamy a finanční výkaznictví,
  • zákony o hospodářské soutěži a protimonopolní zákony,
  • střety zájmů,
  • důvěrnost,
  • ochrana údajů a bezpečnost informací,
  • dodržování předpisů v zahraničním obchodu,
  • prevence podvodů,
  • obchodování zasvěcených osob,
  • nakládání s majetkem společnosti Brenntag a jeho ochrana,
  • zdraví, bezpečnost a ochrana životního prostředí,
  • lidská práva a pracovní postupy.

Kodex chování pro naše dodavatele

Zavázali jsme se vždy podnikat v souladu se zákonem a obchodní etikou a zároveň mít na paměti naši sociální a environmentální odpovědnost.

V rámci tohoto závazku, jak je uvedeno v Kodexu chování pro dodavatele společnosti Brenntag, očekáváme, že i naši dodavatelé budou dodržovat

  • všechny platné zákony a předpisy,
  • principy týkající se správné obchodní praxe,
  • lidská práva a vhodné pracovní podmínky a
  • odpovědnost za životní prostředí.

Další informace

V čele naší organizace pro dodržování předpisů stojí představenstvo. Senior viceprezident (SVP) pro dodržování předpisů a ochranu osobních údajů skupiny Brenntag pravidelně informuje generálního ředitele, představenstvo a dozorčí radu o tématech dodržování předpisů.

Pravidelná zasedání výboru pro audit dozorčí rady zahrnují také kontrolu možných případů oznamování nekalých praktik a průběžného vývoje systému řízení shody v rámci celé skupiny. V rámci globálních regionů zajišťují regionální manažeři pro dodržování předpisů úzké propojení s našimi obchodními aktivitami tím, že koordinují systém řízení dodržování předpisů na regionální úrovni.

Tito manažeři přezkoumávají a hlásí všechny problémy s dodržováním předpisů a veškeré dotazy týkající se dodržování předpisů, které obdrželi. Spolu se SvP pro dodržování předpisů a ochranu osobních údajů se podílejí na pravidelné výměně informací a zkušeností. Místní kontaktní osoby pro dodržování předpisů podporují regionální manažery pro dodržování předpisů v jejich práci. Tím je zajištěno, že naše řízení dodržování předpisů je úzce propojeno s našimi obchodními aktivitami na regionální a místní úrovni.

Prevence korupce je základním prvkem našeho systému řízení dodržování předpisů. Požadavky týkající se boje proti korupci v rámci celé skupiny jsou uvedeny v interních zásadách a pokynech. Vztahují se na všechny zaměstnance stejně a jejich dodržování je monitorováno.

Vůči pochybení zaměstnanců uplatňujeme politiku nulové tolerance a jakékoli pochybení může vést k odpovídajícím disciplinárním opatřením nebo mít důsledky podle pracovního práva. Kromě Kodexu obchodního chování a etiky poskytujeme protikorupční směrnici pro celou skupinu, která upřesňuje, jaké chování se očekává od všech zaměstnanců, aby chránili sebe i společnost Brenntag před korupčním jednáním.

Směrnice o vnitřní kontrole obsahuje další požadavky a opatření proti korupci, jako například:

  • zajištění oddělení funkcí,
  • dodržování principu dvojí kontroly,
  • dodržování požadavku na získání srovnatelných nabídek od dodavatelů a poskytovatelů služeb.

V našich subjektech jsou pravidelně prováděny interní audity, které zajišťují dodržování těchto pokynů. Dalšími prvky systému řízení dodržování předpisů v souvislosti s prevencí korupce ve společnosti Brenntag jsou školení pro zaměstnance zaměřená na cílové skupiny a systém oznamování nekalých praktik, který lze využít k anonymnímu poskytování informací.

Jakožto přední světová společnost v oblasti chemické distribuce musí společnost Brenntag dodržovat všechny zákony o zahraničním obchodu a celní zákony platné v jednotlivých zemích, jako jsou omezení vývozu nebo dovozu konkrétního zboží, služeb a technologií do zemí nebo ze zemí podléhajících sankcím nebo embargům.

Totéž platí pro dodávky do nebo ze společností nebo osob na sankčních seznamech. Kromě toho musí zaměstnanci společnosti Brenntag dodržovat všechna platná obchodní omezení vyplývající z mezinárodních embarg, která obvykle omezují nebo zakazují platby a kapitálové transakce s konkrétními zeměmi.

Tuto povinnost plníme částečně prostřednictvím podpory screeningu založeného na informačních technologiích. S pomocí této softwarové aplikace pravidelně kontrolujeme naše zákazníky a dodavatele podle sankčních seznamů vydaných Organizací spojených národů, Evropskou unií, USA a různými dalšími zeměmi, ve kterých společnost Brenntag působí. V případě podezření je na základě všech dostupných informací provedena pečlivá kontrola. Pokud bude podezření podloženo, neproběhne žádná dodávka a v případě potřeby budou ve spolupráci s úřady zahájena další opatření.

V zájmu splnění rostoucích požadavků na globální ochranu údajů jmenovalo představenstvo v roce 2018 pověřence pro ochranu osobních údajů skupiny (GDPO). Jako vedoucí oddělení globální ochrany údajů je GDPO nezávisle a přímo podřízen představenstvu.

Globální oddělení pro ochranu osobních údajů odpovídá za vývoj, implementaci a správu systému řízení ochrany osobních údajů pro skupinu. Koordinátoři ochrany údajů v různých regionech podporují globální oddělení ochrany údajů a podléhají centrální jednotce.

Náš kanál SpeakUp®

Úspěch naší společnosti je založen na bezúhonnosti a dodržování nejen zákonných požadavků, ale i zásad společnosti Brenntag uvedených v našem Kodexu chování. Naší nejvyšší prioritou je zajistit, aby se každý, kdo v naší společnosti pracuje nebo s ní spolupracuje, mohl bez obav ozvat, klást dotazy, vyjadřovat obavy ohledně etických problémů nebo případů nedodržování předpisů, aniž by se obával odvetných opatření.

Abychom našim zaměstnancům a obchodním partnerům umožnili vznášet obavy, zavedli jsme kanál SpeakUp®, který zajišťuje anonymní hlášení jakýchkoli obav týkajících se etických problémů nebo nedodržování zákonů ze strany zaměstnanců společnosti Brenntag.

Kanál spravuje třetí strana, což zajišťuje, že všechny informace, které obdrží zaměstnanci společnosti Brenntag odpovědní za přezkoumání obav, jsou anonymní. Zavazujeme se chránit osoby, které v dobré víře vznesou obavy, a všechny osoby, které se podílejí na prověřování nebo vyšetřování případného pochybení. Diskriminace, nepříznivá opatření v zaměstnání nebo jakákoli odplata vůči těmto osobám nejsou tolerovány.

Stejně tak se zavazujeme dodržovat presumpci neviny u osob, jichž se týkají jakékoli vznesené obavy, dokud se porušení neprokáže. Všechny kontroly chování jsou prováděny s maximální důvěrností. Informace budou zpracovány v souladu s platnými zákony o ochraně osobních údajů.

Jak nahlásit obavu týkající se dodržování předpisů?

Své obavy můžete vyjádřit prostřednictvím webového formuláře kanálu Speak up nebo zavolat na bezplatné telefonní číslo a zanechat vzkaz.

Nebudete muset zadávat žádné osobní kontaktní údaje, protože obdržíte individuální číslo případu a přístupový kód, který vám umožní zkontrolovat (prostřednictvím webového formuláře) veškerou komunikaci, kterou vám společnost Brenntag prostřednictvím tohoto webového odkazu zašle. Pokud využijete bezplatné číslo, mějte prosím na paměti, že vaše zpráva bude nahrána a přepsána třetí stranou.

Brenntag neobdrží tuto zprávu, ale písemný přepis. Obdržíte také individuální číslo případu a přístupový kód pro zpětnou kontrolu (prostřednictvím webového formuláře) veškeré komunikace, kterou vám společnost Brenntag prostřednictvím tohoto webového odkazu zašle.

Ozvěte se hned teď

Zahajte podání hlášení

Aby mohla být vaše zpráva zpracována a přezkoumána, musí být co nejkonkrétnější (kdo, co, kdy, jak) a obsahovat podpůrné informace, například kopie dokumentů nebo jména osob, které byly svědky stejné události.

Upozorňujeme, že obecná tvrzení nebo neurčitá prohlášení nelze prošetřit. Po odeslání hlášení obdržíte individuální číslo případu. Toto číslo si uschovejte. Budete ho potřebovat ke kontrole všech sdělení, která vám společnost Brenntag zasílá prostřednictvím tohoto webového odkazu. Všechny obavy vznesené prostřednictvím tohoto kanálu bereme vážně a v každém případě provedeme příslušná opatření.

Budeme vás informovat o našem postupu. Linka SpeakUp® je certifikována podle nejvyšších standardů ochrany a zabezpečení dat a čtvrtletně získává plnou certifikaci ISAE3000 typu II.